Sommaire
– Conditions d’appartenance : adhésion, démission, suspension et exclusion
– Règles de démocratie interne : mandats, votes, mode de scrutin, contentieux, respect des décisions et confidentialité
– Organisation des réunions : convocation, procuration, déroulement, compte rendu
– Recettes : cotisations d’adhérents, reversements d’indemnités des élus
– Dépenses : règle pour l’engagement de dépenses importantes, indemnisation pour le travail des membres bénévoles
Conditions d’appartenance
Adhésion
Le conseil statue sur toute demande d’adhésion.
Démission
La démission est adressée au secrétaire.
Suspension et exclusion
La suspension peut être prononcée par le conseil.
L’exclusion peut être prononcée par le conseil, à l’issue d’une procédure contradictoire.
Règles de démocratie interne
Mandats
La durée des mandats est de trois ans.
Votes
Le nombre de voix est le nombre de suffrages exprimés par des personnes présentes ou représentées.
La majorité simple est acquise par le plus grand nombre de voix, la majorité absolue par la moitié des voix plus une, et la majorité qualifiée par les deux-tiers des voix plus une. Les votes sont acquis par défaut, sauf indication précisée, à la majorité simple.
Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé sur la demande d’au moins un tiers des membres présents.
Mode de scrutin
Les élections sont organisées selon un mode de scrutin proportionnel de liste avec répartition du reste selon la règle de la plus forte moyenne.
Contentieux
Toute réclamation concernant une décision doit être introduite auprès du conseil dans le délai d’une semaine.
Respect des décisions et confidentialité
Les discussions internes aux instances sont confidentielles. Les membres s’engagent à respecter les décisions et les élections internes.
Organisation des réunions
Convocation
Elle est envoyée en respectant un délai minimum avant la date de réunion (un mois pour l’assemblée générale, deux semaines pour le conseil) et comporte les informations suivantes :
• Date et heure de début et de fin
• Lieu (adresse)
• Ordre du jour (introduction, compte rendu de la réunion précédente, points de discussion, date de la prochaine réunion, questions diverses)
• Modèle de procuration pour la représentation des absents
Procuration
Le nombre de procurations est limité à 3 par personne.
Déroulement
Une réunion doit respecter de bonnes pratiques :
• Les prises de parole sont organisées par un président de séance
• Un secrétaire de séance note les points de discussion et les décisions
Compte rendu
Les principales informations et décisions sont communiquées aux membres dans le délai maximum d’une semaine.
Recettes
Les recettes font l’objet d’un reçu établi par le trésorier.
Cotisations d’adhérents
Le montant de la cotisation est fixé par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Une cotisation encaissée est définitivement acquise.
Reversements d’indemnités des élus
Un adhèrent ayant un mandat électif en rapport avec l’objet de l’association ou au nom de l’association reverse, dès réception, la moitié (50%) de son indemnité d’élu sous forme de don à l’association.
Dépenses
Elles sont engagées par le conseil sur proposition du trésorier pour des montants supérieurs à 100 EUR, à défaut par le président conformément au budget de l’année en cours.
Règle pour l’engagement de dépenses importantes
L’engagement de nouvelles dépenses (non prévues) dont le montant dépasse le quart du poste du budget prévisionnel, doit être préalablement approuvé par le bureau et ne doit pas dépasser le montant des réserves disponibles.
Indemnisation pour le travail des membres bénévoles
Si cela est nécessaire pour organiser le travail d’administration et de gestion de l’association, pour l’organisation des activités ou l’offre de services, le conseil peut faire appel à des membres en leur offrant une indemnité compensatrice de bénévole, conformément aux règles prévues dans ce cadre par le service des impôts néerlandais.
– –
Fin de document : Modifié en assemblée générale – 5.0 – 15/04/2018
Liens vers les textes de référence de l’association
– Les statuts / De statuten …
– Le règlement intérieur …
– La politique de confidentialité …